#5: Kako da budete organizovani na poslu

Nova godina – stara ja! Ukoliko ste odlučili da u novoj godini budete bar malo produktivniji, na pravom ste mestu. Od kada sam dovoljno odrasla da shvatim šta zapravo valja za mene, odlučila sam da radim “pametnije, a ne više” (“Work smarter, not harder”). Hajde da vidimo kako mogu da vam pomognem da budete organizovani na poslu i koja su moja iskustva. 

Pregled sadržaja: U ovoj epizodi podkasta očekuje vas pregled tradicionalnih alata koje možete upotrebiti radi postizanja veće efikasnosti na poslu, koji su digitalni alati odlični u istu svrhu, kao i da li je ovaj proces bolje organizacije na poslu jednokratan, ili ipak traje. Napravite sebi šolju jake kafe i krećemo.

Tradicionalni alati za organizaciju na poslu

Pod tradicionalnim alatima koje možete koristiti za organizaciju podrazumevam sve što je konvencionalno, što dosta nas ima u kancelarijama ili kod kuće, ali uglavnom – dostupno nam je. Izdvojila sam nekoliko stvari koje možete koristiti.

• Planeri – odlični su jer u njima možete imati pregled svih obaveza i rokova, možete ih nositi sa sobom na sastanke ili ih koristiti kada radite od kuće. Dobri su za organizaciju obaveza i mogu imati široku primenu.

Za slušanje: Kako se koristi planer

• Sveska za beleške – odvojena je od planera i primarno služi za “brain dumping”.  U nju možete beležiti trenutne ideje, neke misli ili obaveze, kao i neke informacije koje vam neko kaže i koje ne bi trebalo da zaboravite. 
• Markeri i kolor koding (color coding) – moja preporuka su pastelni markeri jer su prijatniji za oči. Istaknite najvažnije informacije tako što ćete ih označiti markerom. Možete zapamtiti i prepoznavati određene kategorije obaveza tako što ćete im pridružiti određenu boju i to čini suštinu kolor kodovanja.
• Sticky Notes (nalepnice/stikeri) – dekorativni stikeri su super ali oni stikeri po kojima može da se piše su prava stvar! Post It je svakako najkvalitetniji brend, ali i svi ostali mogu biti korisni – dok god imaju pristojan kvalitet. Mogu se koristiti za isticanje obaveza ili za dodavanje obaveza u planer ukoliko vam zafali mesta.

Digitalni alati za organizaciju na poslu 

Postoje mnogi alati namenjeni timskom radu, ali sada pričamo više o individualnoj upotrebi – za povećanje vaše produktivnosti. Detaljnije o aplikacijama koje preporučujem možete pročitati u tekstu 5 korisnih aplikacija koje morate instalirati a evo nekih mojih favorita kada je reč o organizovanju na poslu: 

• Asana – organizovanje obaveza: ima jednu sjajnu opciju, a to je pisanje svojih TO-DO lista. 
• Trello – organizovanje projekata: specifičan zbog upotrebe Kanban metodologije.
• Google Calendar – organizovanje rokova: možete mu pristupiti sa raznih uređaja, sve je sinhronizovano i pregledno i moguće je razdvojiti obaveze po različitim kalendarima.
• Pinterest – organizovanje ideja: odličan alat za inspiraciju, pronalaženje dodatnih edukativnih članaka, kao i razmenu ideja sa drugima.

Organizovani na poslu: Izazov koji traje 

Da li to što želimo da bude organizovani izazov koji traje ili je to nešto trenutno? Jasno je već šta je odgovor na pitanje, ali možemo malo detaljnije to da razmotrimo.

Sistem za organizovanje – koliko je realno da ga imamo?

U zavisnosti od toga čime se bavite, verovatno i nije realno da uvek imate neki određen sistem – precizno definisan. Neki dani su prosto drugačiji od drugih. 

Važno je da imate postavljen neki osnovni sistem, pa da budete fleksibilni. Nekim danima možda i neće biti potrebno da koristite planer, ili ćete nekim danima više koristiti neki digitalni alat i slično. Isprobajte više stvari pa ćete se odlučiti za neki svoj sistem.

Razlika u organizovanju: Frilenseri VS. zaposleni u kompaniji

Postoje razlike u organizovanju obaveza, recimo kod frilensera u odnosu na zaposlenog u nekoj kompaniji. Takođe, posebna kategorija su i remote radnici (koji rade van kancelarije).

I frilenseri nekad mogu biti efikasniji sa upotrebom planera, iako im obaveze moža nisu tako konkretno definisane. Naročito je teško razdvojiti poslovne obaveze od ličnih, ukoliko neko radi od kuće.

Za čitanje: Rad od kuće: kako biti produktivan

Koje su vaše tajne za veću efikasnost rada na poslu? Koje alate ili programe vi koristite? Pišite u komentaru!

Izdvojila sam još neke tekstove koji bi mogli da vam budu interesantni, a teme su bliske ovoj:

• 5 lekcija kojima me je naučio karantin
• Odredite prioritete – povećajte produktivnost
• 3 najveće ubice koncentracije i kako ih se rešiti

Ukoliko vam je lakše, možete ovaj podkast preslušati na YouTube-u:

Hvala vam što ste slušali 5. epizodu According to Kristina podkasta. 

Ako vam se ovaj podkast svideo podelite ga sa drugima na društvenim mrežama ili pošaljite nekome kome mislite da će biti od koristi. Želite da čujete još podkasta? Prijavite na moj mesečni Newsletter i jednom mesečno ću vam slati nove tekstove i podkaste u inbox. Hvala na slušanju.