Odredite prioritete – povećajte produktivnost

Odredite prioritete - povećajte produktivnost

Vidim da se i dalje mnogi hvale kako mogu da obavljaju x stvari istovremeno. Nekada sam i ja bila jedna od njih, dok nisam otkrila čudesan svet koncentracije. Može se reći da sam počela da radim više tako što sam počela da radim manje, i moja produktivnost je počela da raste. Ukoliko želite da znate zašto treba da batalite multitasking i odredite prioritete – čitajte dalje.

Zašto multitasking nije dobar?

Najkraće rečeno – multitasking je obavljanje više zadatka istovremeno. Obično ovu “tehniku” rada i organizacije primenjujemo kada imamo veliki broj obaveza da izvršimo, za kratko vreme. Odnosno, kada smo sve ostavili za poslednji trenutak. Tu dolazimo do suštine problema.

Sada će neko reći: “Ali ja bolje funkcionišem pod pritiskom“. Tačno je da nam skoči adrenalin kada imamo mnogo “hitnih” stvari da rešimo, ali zapravo, naš mozak i nije time oduševljen. Neurolog Erl Miler, sa MIT-a, kaže da mozak „ne radi dobro kada je usmeren na više zadataka odjednom. Kada neko kaže za sebe da koristi multitasking, ono što zapravo radi jeste veoma brzo prebacivanje sa jednog zadatka na drugi. I svaki put kad se to uradi, postoji neki kognitivni gubitak, cena koja se plaća.“ (Izvor: Psihoverzum)

 

Multitasking izaziva stres
Multitasking izaziva stres

Na multitasking gledam kao onu scenu kada se mačka uplete u gomilu vune. Ne znate gde ste, gde je kraj a gde početak. Ne znate gde ćete pre. Zato je važno da uvedete red u izvršavanje vaših obaveza. To ćete postići tako što ćete odrediti prioritete.

Nešto na temu multitaskinga pisala sam i u tekstu “3 najveće ubice koncentracije i kako ih se rešiti”

Matrica “Hitno i bitno”

 

Na jednoj radionici u kompaniji Ernst & Young kojoj sam prisustvovala pre nekoliko godina, čula sam za odličnu tehniku određivanja prioriteta, kada govorimo o upravljanju vremenom. Radi se o matrici “Hitno i bitno”.

Matrica hitno i bitno
Matrica Hitno i bitno za određivanje prioriteta

Kod ove matrice, i tehnike generalno, je da što manje obaveza završi u “hitno i bitno” kvadrantu, odnosno, da ne dočekate poslednji trenutak da ispunite svoje zadatke. Na primer,dobijete na poslu neki zadatak koji svrstate u kategoriju “bitno ali nije bitno“, za koji imate rok izvršenja 3 nedelje. Prođe 3 nedelje, vama ostane 1 dan da odradite zadatak koji se zatim pomera u “hitno i bitno” odsek. Shvatate suštinu? Naravno, neke obaveze po prirodi spadaju u “hitno i bitno” kategoriju, a to su one vezane za fizičko i mentalno zdravlje. Više o ovoj tehnici pročitatajte na sajtu Moj terapeut.

Kako povećati produktivnost rada – “Kradljivci vremena”

Problem do kojeg može doći je da vam se sve obaveze čine hitnim i bitnim, i da pogrešno odredite prioritete zbog toga. Rešenje je da ne odlažete obaveze, nego da idete korak napred i realizujete ih dok još nije prošao rok. Ovo će vam uštedeti mnogo živaca,

Najbolji načini da iskoristite 20 minuta

Šta postižete kada dobro odredite prioritete?

Pretpostavimo da ste jedna od onih osoba koja sve ostavlja za poslednji trenutak, tako vam je dinamično. Tako radite godinama i tvrdite da vam to “šljaka“. Odlaganje obaveza je zaista tema za sebe, ali valja je i ovde spomenuti. Kada pribegavate ovoj “tehnici” organizacije dolazite u opasnost da…pa…ne uradite ništa. Naročito ne ono što je najvažnije.

Nabavite planer i krenite sa određivanjem prioriteta
Nabavite planer i krenite sa određivanjem prioriteta

Ako ste ipak dočekali da sve radite odjednom, onda bar ustanovite neki red. Čak i u stisci sa vremenom možete biti produktivni.

Stavite sve obaveze na papir i probajte da ih rangirate. Dodelite svakoj obavezi jedan broj. I ne, ne možete jednu brojku dodeliti za 2 zadatka. Zatim se držite tog rasporeda i izvršavajte zadatke baš tim redom.

Česta greška koja se ovde može potkrasti je da najpre izvršavate lakše zadatke, ili one koji kraće traju, samo da biste precrtali neku stavku sa liste. OPREZ! Važnije obaveze su uglavnom one za koje vam treba više truda. To lepo objašnjava Brajan Trejsi u knjizi “Pojedi tu žabu” o kojoj sam pisala u svom tekstu “TOP 3 knjige za lični razvoj“.

Zaključak

Kada govorimo o tehnikama za povećanje produktivnost i upravljanje vremenom, ovo je tek vrh ledenog brega. Ovim tekstom sam htela da vam bar malo približim neke metode, i pokažem da ima i drugih izbora, a ne samo “sve u poslednji trenutak”.

Napomena: nisam nikakav guru, NLP trener ili psiholog. Sve što ovde piše sam pronašla po raznim izvorima i čula na kursevima, a isprobala u stvarnom životu. Meni je uspelo.

Želela bih da sa mno mpodelite vaša iskustva: da li vi imate problem sa određivanjem prioriteta u radu i učenju? kako to rešavate? Pišite mi u komentaru.

Ukoliko vam se ovaj tekst svideo možete ga podeliti na društvenim mrežama, ili poslati nekome kome mislite da će biti od koristi. Hvala na čitanju.

Kristina Vuković

Apsolventkinja Ekonomskog fakulteta i zaljubljenik u digitalni marketing. Volim da putujem i da čitam knjige. Nekad i previše. Dobrodošli na moj mali blog.

Pročitajte i ovo

Leave a Reply