Ultimativni vodič za poslovni sastanak: Priprema, pozor, ZOOM!

Ukoliko se bavite poslom koji podrazumeva bar neku formu sastanaka (online ili offline) na pravom ste mestu! Svoje iskustvo tokom pet-šest godina sastančenja pretočila sam u simpatičan mini vodič za poslovni sastanak koji se sada nalazi pred vama. Nadam se da ćete bar nešto korisno izvući iz njega, pa hajde da pređemo na stvar!

Uvodne napomene:

1. Neke stavke će možda zahtevati prilagođavanje ukoliko je reč o poslovnom video pozivu, ali mnoštvo stvari se može primeniti i na taj vid poslovnog sastanka. 
2. Ovaj vodič predstavlja nadogradnju na moj raniji tekst 3 stvari koje vam niko nije rekao o poslovnim sastancima, pa vam preporučujem da i njega pročitate kao uvod, ukoliko zaista ozbiljno ulazite u čitavu ovu temu.

Priprema za poslovni sastanak

Priprema je pola uspeha! Rizikujem da kažem da od vaše pripreme dosta zavisi i ishod sastanka, ali ne postoji recept za uspeh. Svaki sastanak i svaki klijent zahteva drugačiji nivo i apekt pripreme. Nekada znamo sa kime ćemo razgovarati, nekada ne znamo. Nekada mislimo da znamo šta potencijalni klijent ili saradnik želi, pa se ispostavi da je reč o nečemu sasvim drugom. 

Ono što ipak možemo, i što zavisi od nas, je da na sastanak ili pregovore dođemo pripremljljeni i informisani. Evo šta bi trebalo da imamo na umu kada odlazimo na sastanak.

Tema poslovnog sastanka i sagovornici

Ukoliko ćete iz ovog teksta zapamtiti samo jedan deo, neka to bude ovaj. Bilo da ste za sastanak saznali dva dana ili dva časa ranije, potrebno je da se raspitate, i zapamtite ili zapišete temu sastanka. 

U zavisnosti od toga koji je po redu to sastanak u jednoj saradnj kao i sa kime je sastanak, zavisiće i nivo vaše pripreme o temi. Ukoliko je sastanak drugi ili treći po redu, verovatno ćete znati više o predmetu pregovora.

Međutim, ukoliko tek ulazite u proces, a neko od vaših kolega ili nadležnih je već bio u komunikaciji sa drugom stranom, od vas se i očekuje da budete upućeni. Zadatak vaših saradnika je da vam daju dobar brif o tome o čemu se ranije razgovaralo i dokle se stalo sa pregovorima ili saradnjom. Ostalo je na vama.

Budite korak ispred. Osim teme, istražite i potencijalna rešenja i ideje, koje bi vašeg klijenta ili sagovornika mogle da interesuju. Tako osim šte ćete delovati upućeno, informisano i ozbiljno, izgledaćete i profesionalno i proaktivno, a to je uvek dobro.

Temeljno poznavanje, ili bar informisanost o temi razgovora, doprineće da nema neprijatnih pauza, nesporazuma, ili čak konflikata – ali naravno ništa se ne može garantovati. Vi se samo potrudite da uradite šta je do vas.

Odeća za poslovni sastanak

Ne znam odakle da počnem, jer sam tokom svoje karijere (koja nije toliko duga, ali ipak jeste sadržajna) videla razne propuste i neoprostive greške. Izgleda da je mnogima “pristojno odevanje” veoma širok pojam. 

Odevanje za poslovni sastanak umnogome zavisi od industrije u kojoj radite, kao i od nivoa formalnosti. Naime, logično je da ćete se ležernije obući za brz ručak sa klijentom sa kojim radite već tri godine i prešli ste na “ti”, za razliku od sastanka sa potencijalnim investitorom kojeg vidite drugi put u životu. Shvatate razliku?

Možda je najlakše da odredimo šta ne treba da radite. Spremni?

• Žene: prekratno, providno, preusko i drečavo. Daleko od toga da treba da nosite isključivo crne ili tamnosive kostime ili pantalone “na crtu”, ali zadržite granicu dobrog ukusa. Takođe, nema potrebe da se trudite da izgledate ili da se ponašate kao muškarac, u nadi da će vas ozbiljnije shvatiti. Mislim da su to zablude na koje se oslanjamo, a trebalo bi samo da se računamo na svoju inteligenciju i profesionalnost.
• Muškarci: bez patika, dukserica i kačketa. Ukoliko formalnost sastanka ne zahteva puno odelo i košulju, možete proći sa ležernijim pantalonama i majici sa kragnom. Da, važno je kako izgledate i ne, nikome neće promaći ukoliko dođete u bermudama na sastanak.

Ukoliko i dalje niste sigurni šta je primerno da obučete na sastanak, vodite se sledećim smernicama koje važe i za muškarce i za žene:

• “Oblačite se za poziciju koju želite da imate, a ne za onu koju imate”.
• “Bolje da budete previše formalno obučeni, nego premalo formalno”.
• Bez previše nakita – zveckanje može da odvlači pažnju, a i previše ukrasa može doprineti da izgledate kič i neozbiljno.
• Ukoliko niste sigurni kako da iskombinujete boje, nemojte rizikovati i odaberite neutralne nijanse.
• Biti pokrivene glave u zatvorenom prostoru se uglavnom smatra nekulturnim, zato se odrecite kačketa, šešira i kapa na sastanku ili pri poslovnoj poseti.
• Potrudite se da vaša odeća bude ispeglana i bez fleka. Ništa ne odaje utisak neozbiljnosti i aljkavosti kao neuredna odeća.

Iako vam ove napomene možda deluju logično i očigledno, svi znamo bar jednu osobu koja se na sastanku pojavila u neispeglanoj odeći, kargo bermudama ili preuskoj haljini. I da – to se primeti. 

Higijena i šminka za poslovni sastanak

Pred vama je još jedna tura bazičnih napomena koje nekima nisu tako bazične kada je u pitanju poslovni sastanak. Ovo je morao neko da napiše, ja sam odabrala da to budem ja. Hajde da vidimo šta se preporučuje:

• Što svežije, to bolje! Neprijatni mirisi svakako nisu poželjni i rešite ih se redovnom higijenom, dobrim dezodoransom i mentol bombonicama ili žvakama za preko potrebnu svežinu.
• Uredni nokti doprinose dobrom utisku! Ukoliko su ruke i nokti među prvim stvarima koje primetime kod drugih, znaćete šta se sve može naći u ovoj divljini zvanoj “život”. Odlazak na manikir je već godinama standard za muškarce i žene, i nije loše povremeno prepustiti to profesionalcu. Međutim, ukoliko to kod vas nije običaj, uvek se možete potrudite da su vam nokti čisti, skraćeni (za muškarce) i isečeni i/ili duži oblikovani (za žene). Nikada neću zaboraviti kada sam u poslovnom prostoru jedne zaista velike kompanije videla jednu od direktorki sa ogromnim, špicastim, drečavo zelenim noktima. Bila sam toliko zatečena tom pojavom da sam se na brizinu preslišavala kompanijskog dress code-a koji sam pročitala i u kojem se navode nokti neutralne boje. Individualnost se može iskazati i suptilnijim nijansama.

Kao posebna kategorija nameće se šminka. Dekorativna kozmetika može biti sjajna da se istaknu najbolje strane lica, ali nema potrebe da izgledate kao tropski papagaj ukoliko to niste (ostavimo crvenu, svetlo zelenu i sjajno plavu senku za oči za rejv žurku).

Ukoliko ne korististite šminku, ne morate se truditi ni da je nanosite za sastanke – naročito ukoliko smeta vašoj koži. Međutim, ukoliko ste ljubitelj ulepšavanja na ovaj način, najbolje je da se držite nekih svedenijih kombinacija. Izuzetak jedino može biti crveni karmin, koji je u poslednje vreme zaista postao klasika, ali samo ukoliko nije baš formalan sastanak.

U svakom slučaju, detalji kao što su šminka, nakit, boje i odeća zavise od toga gde i sa kim se sastajete. Ukoliko vaši potencijalni klijenti ili saradnici pripadaju drugačijoj kulturi, obavezno se raspitajte šta po toj kulturi nikako nije prihvatljivo, kako biste to izbegli.

Na poslovnom sastanku

Poslovni sastanak je susret dva strane koje imaju samo jedno na umu: da izdejstvuju opciju koja je najbolja za njih. U tom susretu važno je da ostavite dobar utisak, steknete poverenje i napravi način predstavite svoj brend ili kompaniju koju zastupate na tom sastanku.

Imajući to u vidu, bilo bi dobro da u ovoj prilici zadržite osnovno kulturno ponašanje i ophođenje. Ali da ne ispadne da ja tu nešto pametujem, za ovaj deo teksta konsultovala sam i literaturu. Da vidimo šta možemo da naučimo o poslovnom bontonu.

Poslovni bonton – neka vas pamte po manirima

Bonton u bukvalnom prevodu znači “dobar ton”. “Bonton pravila su pravila pristojnog ponašanja u društvu. Označavaju lep način izražavanja i ponašanja lepo vaspitanih i obrazovanih ljudi.” (Izvor: Beleške)

Za potrebe pisanja ovog teksta konsultovala sam knjigu “Bonton – knjiga o lepom ponašanju”, koju je za izdavačku kuću Libretto pripremila Svetlana Stamenić (izdanje iz 2019. godine). Pročitala sam deo o poslovnom bontonu, da ne morate vi. Između ostalog, ovde izdvajam najvažnije iz ovog štiva.

“Uzdržanost, poštovanje govornika, tolerancija i poznavanje poslovnih običaja i pravila pristojnog ophođenja spada u poslovni bonton. Vedro lice, odmereni pokreti, ljubazan glas i opšta odmerenost su prvih nekoliko stvari koje bi uvek morale da budu prisutne u poslovnoj komunikaciji”.

U ovoj literaturi navodi se da u poslovnom razgovoru nikad ne bi trebalo da upotrebljavamo negativne predznake kao što su “Izvinite, uzeo bih vam malo slobodnog vremena” ili “Nemojte mi zameriti ako kažem koju reč.” i poštapalice kao što su: pa, ovaj, onaj i slično. Naglašava se da treba da budemo koncizni.

Dalje se navodisledeće: “Na kraju razgovora učtivo se pozdravite. Rukovanje je u ovakvim situacijama pimereno ukoliko je sagovornik jedan ili ih je nekoliko. U slučaju velikog broja prisutnih, rukovaćete se samo sa domaćinom, odnosno organizatorom sastanka. Ne izvinjavajte se sagovorniku na oduzetom vremenu ili na smetnji, jer takva izvinjenja nisu u duhu poslovnog ophođenja. “

Komunikacija: telefonski razgovori i vizit karte

Ukoliko često razgovarate sa klijentima, potencijalnim klijentima i saradnicima putem mobilnog telefona, ili idete na događaje gde se podrazumeva razmena vizit kartica (ovo još nije postao arhaični običaj!), evo jednog dela i na tu temu, a opet u konsultaciji sa mojom literaturom.

“Osnovno pravilo poslovnog telefonskog razgovora je da treba da bude kratak, sadržajan i jezgrovit, i ne treba da bude obavljen tonom koji bi mogao da bude neprijatan za sagovornika.”

“Kada ste u službenoj poseti, šaljete posetnicu preko pomoćnog lica koje vas u toj prilici najavljuje. U toku poslovnog razgovora ili na odlasku svojim poslovnim partnerima ostavljate svoju posetnicu. Ni privatna ni poslovna posetnica se sama ne šalje poštom i ne postoji koverta za nju. Poslovna posetnica, doduše, može da se priloži ostaloj dokumentaciji ukoliko je šaljete poštom ili preko kurira. Tada se spajalicom zakači u levom uglu pratećeg pisma ili štampanog materijala.”

Ne znam za vas, ali meni je čak i u ovo moderno doba sasvim normalno da razmenjujem vizit kartice i zaista čuvam one koje su mi relevantne. Telefoni se promene, mejlovi se obrišu, a ja želim da imam podatke koji mi trebaju, a da se ne oslanjam previše na tehnologiju. Kakvo je vaše razmišljanje o ovome? Da li koristite vizitke i dalje?

Čemu uopšte sastanci služe?

Negde ranije u tekstu sam rekla da je poslovni sastanak susret gde sve strane dolaze da dobiju ono što je najbolje za njih. Da biste znali o kojim uslovima se raspravlja ili pak šta kasnije treba da napišete u ponudi, važno je da pomno slušate svog sagovornika.

Nekada ljudi mnogo lakše usmeno komuniciraju svoje zamisli i želje, pa zato može biti od velike koristi da se lično sastanete sa nekim i saslušate šta sve ima da kaže. Nasuprot tome, neki sastanci mogu se izbeći i planirana komunikacija može da se realizuje u nekoliko mejlova. 

Ukoliko se već nađete na sastanku uživo, ne bi bilo loše da pišete beleške o najvažnijim aspektima razgovora, kao i tome koji su prioriteti ili propisan budžet. Sve to kasnije može da bude od velike koristi, ukoliko ste u procesu prodaje nekog dobra ili usluge.

Međutim, isto važi i za razgovore čiji je cilj poslovna saradnja ili ste vi nekome klijent. Beleške će vam pomoći da se prisetite toka razgovora, što može kasnije biti značajno za vaš tim ili dogovor generalno.

Ceo ovaj odeljak svela bih na jednu rečenicu: Iskoristite poslovni sastanak da više slušate nego što ćete pričati, ukoliko vi prodajete nešto.

Pregovarajte, pregovarajte, pregovarajte!

Neću vas učiti kako se pregovara ili kako se tumače razni znaci suprotne staene, ali ću vam dati savet da ne odustajete od svojih interesa u poptunosti u korist sagovornika. 

Postavite sebi i donju i gornju granicu van kojih ne želite da idete, kao i razumne ciljeve koje želite da postignete saradnjom. Iskomunicirajte sve to na onaj način koji sam ranije navela da literatura preporučuje, i uradili ste što je do vas. 

Zapamtite: Ukoliko ne nailazite na razumevanje druge strane, ili se sagovornih ponaša nekulturno i ima bespotreban odbrambeni stav, nemojte kriviti sebe za potencijalni neuspeh. Neke saradnje bolje da se ne dogode. Zante kako kažu: jedna rata se zatvore, a druga otvore.

Nakon poslovnog sastanka

Pripremili ste se za sastanak kako treba, saslušali ste sagovornika pomno, i šta sad? Vreme je da sredite misli, nastavite komunikaciju i realizujete ono što je dogovoreno na vašem susretu.

Zapisnik sa sastanka

Ukoliko je sastanak bio obimniji, i obe strane su na njemu saznale i dogovorile nešto novo, odlična je opcija da se pošalje zapisnik sa sastanka. Praktikujem da ga šaljem što zbog sebe, što zbog svih koji su učestvovali u razgovoru (klijenti, kolege, direktor, saradnici). Obično ga šaljem u vidu imejla, sa informacijama kao što su:

1. kada je održan sastanak i ko je učestvovao,
2. teme o kojima se razgovaralo,
3. zaključci koji su doneti i
4. naredni koraci sa obe strane.

Ovaj zapisnik je koristan jer služi kao podsetnik, ali i kao pisani trag o tome šta je dogovoreno. Ukoliko nemate nameru da ga šaljete drugima, napišite ga bar za sebe. Nikada ne znate kada može da vam zatreba!

Poslovna korespondencija

Ukoliko ne šaljete zapisnik sa sastanka, i dalje je dobro da pošaljete neku prateću informaciju o sastanku, čisto iz neke poslovne kulture. Potrebno je da se zahvalite na izdvojenom vremenu, pošaljete kontakt podatke ukoliko je to traženo, ali i navesti da ste na raspolaganju za dodatne informacije. 

Ukoliko je dogovoreno da pošaljete ponudu za saradnju ili ugovor, u prvom mejlu po sastanku navedite i kada bi druga strana to mogla da očekuje. Imajte na umu da ova komunikacije treba da bude koncizna i pregledna, pa nemojte dužiti sa ovim tipom mejla. 

Zoom sastanci: Pravila ponašanja za video poziv

Ako nas je nečemu naučila godina koju je obeležila pandemija je da se skoro sve može rešiti i dogovoriti online. Kao i mnogi drugi, i ja sam imala znatno više sastanaka, edukacija i komunikacije putem interneta, nego što je to bio slučaj u svim prethodnim godinama zajedno. 

Sve što važi za sastanke uživo, manje-više važi i za online sastanke. Pravila ponašanja su ista, samo je platforma drugačija, virtuelna. Evo mojih zaključaka i saveta kada je u pitanju ovakav vid komunikacije:

1. Naučite da koristite program – ne dozvolite da drugi u razgovoru čekaju da pronađete opcije mute/unmute, opciju za deljenje ekrana ili za ćaskanje. U današnje vreme ljudi nema strpljenja ni za šta, i čekanje da se snađete u programu može biti frustrirajuće za vas koliko i za njih. Ukoliko ste propustili fijasko za sudijom koji se pojavio na ročištu sa Zoom filterom sa mačkom, obavezno pogledajte kako je to sve izgledalo i koliko je poražavajuće što korisnik nike umeo da skine taj apsolutno neprikladan filter. Čak je Zoom pisao o uklanjanju filtera ,na svom blogu, pa nije loše informisati se.
2. Obezbedite tehničke uslove – naravno da ne zavisi sve od vas i da ne množete uvek da garantujete 100% kvalitetnu internet vezu. Međutim, pobrinite se da uradite ono što je do vas: izbegavajte mesta u stanu ili kancelariji gde vam je loš WiFi signal ili domet, a ukoliko ne koristite desktop računar pobrinite se da vam je baterija na laptopu/telefonu/tabletu napunjena ili da vam je punjač pri ruci. Što manje mogućnosti da vas prekinu, to bolje.
3. Pazite na vidno polje – skoro sam videla neki primer poslovnog čoveka kome se tokom video poziva videlo da je gore u košulji i sakou, a dole u donjem vešu. Nemojte praviti ovakve greške i obavezno pre uključenja u poziv upalitet test pregled i razmotrite dokle vas sagovornici vide, ukoliko je reč o video pozivu. Takođe, pronađite mesto sa najboljim osvetljenjem, kako bi sagovornici videli vaše lice, a ne samo senku i obrise, zbog kontra-svetla. Sve ovo može da doprinese da komunikacija prođe što lakše.

Online sastanak je ipak poslovni sastanak

Ukoliko vas očekuje video poziv sa upaljenim kamerama, imajte na umu da je i taj online sastanak ipak poslovni sastanak. S tim u vezi, potrebno je da se pripremite što bolje možete. Pod tim mislim na sve katergorije navedene u prethodnom odeljku, ali i sve ono što sam spominjala ranije u tekstu.

Vodite računa kakav utisak ostavljate – kako ste obučeni, da li izgledate uredno i sveže (znam da je ovo ponekad teško). Setite se samo primera koji sam navela za vidno polje: potrudite se da bude obučeni pristojno i dovoljno formalno za “rang” sastanka, kao i da vam je kosa uredna. 

Kada govorimo o šminkanju za pripadnice lepšeg pola, obično preko kamere delujemo malo bleđe i ispijenije, pa nije loše staviti bar korektor, maskaru i malo sjaja za usne ili labelo. To može da doprinese da izgledamo razbuđeno i spremno za sastanak.

Srećan sastanak, domaćine!

Ukoliko je na vas red da u svojim poslovnim prostorijama ugostite potencijalnog klijenta, klijenta ili saradnika, postoje neke stvari na koje biste trebalo da obratite pažnju. Evo nekih smernica za vas kao organizatora:

• Pripremite prostorije – priprema treba da bude tehnička i higijenska. Potrudite se da imate svu opremu koja vam je potrebna, kao što su računar, projektor, punjači i kablovi. Pobrinite se da prostorija bude dobro provetrena, klima regulisana, kao i da imate dovoljno sredstva za dezinfekciju. Ukoliko je neki važniji sastanak, obuka ili čak mini konferencija, ne bi bilo loše pripremiti i pribor za pisanje. Ukoliko mislite da je prigodno, obezbedite i neku tihu, ambijentalnu muziku.
• Pripremite osveženje – kada vam dolazi klijent ili saradnik u poslovni prostor, bez obzira na to odakle dolazi, želite da se kod vas oseća što bolje. Red bi bio da pripremite potrebno osveženje u vidu vode, nekog soka ili kafe – to je osnova. Time pokazujete da ste gostoprimljivi, ali i da imate “sluha” za tuđe potrebe. Alkoholna pića ostavite samo za odabrane i one sa kojma se dobro poznajete. Nemojte nuditi ono što nemate. Bolje da budete iskreni i ponudite samo tursku kafu, nego da ponudite i espreso a trenutno nemate sve potrebno da ga spremite.
• Pripremite ljude – najavite sastanak kolegama, i neka znaju da vas ne prekidaju, ili pak da budu spremni da priskoče u pomoć ukoliko će kasnije biti potrebna neka konsultacija sa njihove strane. Ukoliko nemate ofis menadžera, zamolite nekog od kolega da pripremi kafu za goste, da vi ne biste morali da ga ostavljate.

Treba imati u vidu da je na našim prostorima i dlaje običaj da se mnogi poslovni dogovori sklapaju “u kafani”. Onda zaboravite na sve navedene smernice u ovom odeljku i pripremite samo karticu za plaćanje jednog dobrog ručka. 🙂

Za kraj ovog dela teksta, ovo su moje preporuke platformi za online poslovnu komunikaciju:

• za video pozive i sastanke: Zoom, Google Meet i Skype,
• za timski rad i komunikaciju: Slack i
• za upravljanje projektima: Trello i Asana.

Ovo je bio još jedan u nizu “volela bih da mi je ovo neko ranije rekao” čalanaka. Ideja ovog teksta je bila da bar malo podsetim na neka pravila dobrog ukusa i ponašanja kada je u pitanju poslovni sastanak. Neka sve što sam navela u ovom vodiču posluži kao lista smernica za dalji rad i networking i nadam se da će vam to uroditi plodom.

Zapamtite: Ništa od ovoga nije neko zvanično pravilo (mada bih ja volela da jeste, naročito delovi o oblačenju i higijenu). Isprobajte, vežbajte, prilagođavajte se, pregovarajte. Vemenom ćete pronaći vašu idealnu formulu kako da na sastanku postignete baš ono što želite, ali i kako da vas saradnici i klijenti shvate ozbiljno. 

Još korisnih tekstova na sličnu temu:

• Da li treba da volite vaš posao
• Planiranje karijere: Ciljevi, koraci i prepreke
• Nabildujte vaš CV: Veštine i znanja koja vredi imati

Da li vi imate neke savete ili sugestije za pripremu za poslovne sastanke ili ponašanje tokom njih? Ukoliko imate, napišite ih u komentaru kako bi celoj zajednici bili od koristi!

Ako vam se ovaj tekst svideo podelite ga sa drugima na društvenim mrežama ili pošaljite nekome kome mislite da će biti od koristi. Želite još ovakvih tekstova? Prijavite se na moj mesečni Newsletter i jednom mesečno ću vam slati nove tekstove u inbox. Hvala na čitanju.

Ovaj tekst je ažuriran od strane urednice u cilju osvežavanja, veće tačnosti i aktuelnosti teme.