5 saveta za bolju ličnu organizaciju

5 saveta za bolju ličnu organizaciju
 Da li vam se dešava da ne stižete da uradite nešto jer prosto nema dovoljno sati u jednom danu? Jeste li ikada zaboravili da ispoštujete neki rok jer niste memorisali određeni datum? Da li ste ikada pomislili “Da imam samo još jedan dan” veče pred ispit? Da li nekada osećate kao da ćete sagoreti od količine obaveza koja vas čeka? Ako je odgovor na ova pitanja potvrdan, čitajte dalje.

1. Savet: Odredite prioritete

 

Ovo je ključna stvar koja će doprineti vašem uspehu. Najbolje odmah razgraničite koje su vam obaveze najbitnije. Mnogi imaju poteškoće kod ovog koraka jer vam se sve čini najbitnije. Moj savet je da podelite obaveze u 3 grupe:
  1. Važne i hitne,
  2. Važne ali ne hitne.
  3. Ostale.
U prvu grupu uvrsite stvari koje se tiču zdravlja i/ili obaveze koje imaju “rok trajanja” koji je vrlo blizu, ili nešto što ste obećali drugima ili neko zavisi od toga, a odnosi se na naredni period od nekoliko dana. U drugu grupu spadaju slične obaveze kao u prvu, sa bitnom razlikom što se ne odnose na neki jako blizak naredni b. U treću grupu spada sve ostalo.
Više o određivanju prioriteta možte pročitati u mom tekstu “Odredite prioritete – povećajte produktivnost

2. Savet: Fokusirajte se

Ne znam da li vas je neko obavestio, ali mulititasking je prevaziđen. Čitala sam i neka istraživanja na temu njegove štetnosti (ovde kliknite da pročitate), a i sama sam se u to uverila na ličnom primeru. Kada mislimo na sve istovremeno i obavljamo više radnji u jednom trenutku, pažnja i koncentracija su nam podeljene. Pitanje je onda koliko uopšte smo mi posvećeni pojedinačnom zadatku. To je u redu za radnje kao što su slušanje muzike dok perete auto, ali zamislite da operišete nekome mozak i smišljate spisak za kupovinu. E to.
Fokusirajte se
Nismo svi neurohirurzi, ali smatram da se efektivnji rad dešava i odvija kada nam je pažnja nepodeljena. Izaberite jedan po jedan zadatak, ustremite se ka jednom cilju, pa tek kada to privedete kraju, pređite na sledeći. Ako budete stalno skakali sa jednog zadatka na drugi ništa neće biti završeno.
Zato, zabodite glavu u tu knjigu već jednom ili završite više taj izveštaj za šefa koji stalno odlažete jer vam uvek nešto iskrsne. Ovo drugo se naročito javlja kada imate neki zadatak koji vam je neprijatan ili težak, pa njegovo izvršenje stalno prolongirate. Ono što bitrebalo da uradite je da prvo gadne stvari odradite, jer onda će najneprijatniji deo biti gotov. Uhvatite se u koštac sa problemom  i eliminišite sve što vam odvlači pažnju od zadatka.
Brzi saveti:
  1. Isključite bar zvono na telefonu,
  2. Ukoliko radite na računaru, zatvorite sve programe i tabove koji nemaju veze s vašim radom (Zatvorite te sajtove društvenih mreža. Hajde, hajde),
  3. Recite ljudima da vas ne uznemiravaju neko vreme,
  4. Pripremite unapred sve što će vam možda zatrebati dok radite, kao što su voda, papir, pribor za pisanje, da ne morate prekidati rad,
  5. Nabavite neku od smartphone aplikacija protiv ometanja. Moj izbor je Forest.

3. Savet: Nabavite planer

Ovo je za sve nas koji koristimo sve te naprave: pametne telefone, tablet računare i slično, ali nekako nam je efektnije kad vidimo sve “crno na belo”.
Organizacija
Nije bitno da li je u pitanju obična sveska, ili nešto malo kvalitetnije (ukoričena sveska, sveska sa spiralom, rokovnik), namena je ista. Postoje i razlličiti načini korišćenja. Izdvojiću 2:

1. Podsetnik za apsolutno sve

Ovo funkcioniše tako što podelite svesku/rokovik na više delova i svaki vam služi da beležite različite stvari. Ovaj metod ja koristm i u svom planeru imam posebne delove za:
  • Nedeljne obaveze,
  • Dnevne obaveze,
  • Posao,
  • Finansije i 
  • Beleške.
 
Kako ja to radim?
U nedelju uveče sednem sa svojim rokovnikom, u odeljku za nedeljne obaveze popišem listu obaveza koje me čekaju sledeće sedmice i koje se baš u tom periodu moraju završiti. Tu ne pišem sve stvari koje moraju biti urađene, koje već spadaju u dnevnu rutinu i slično.
Svako veče popišem kompletnu listu obaveza za naredni dan, u sekciju za dnevne obaveze. Tu ne spadaju rutinske obaveze tipa: pranje zuba, nameštanje kreveta (osim ako ne nameštate svoj krevet nikad), već više nešto što nije svakodnevno.
Svakog dana pišem kolko sam novca potrošila, način plaćanja i na šta sam potrošila, u svoj deo o fnansijama. Ovo mi pomaže kod kontrole troškova, da steknem uvid u to gde mi odlazi novac i da, eventualno, tu napravim neke uštede. Odeljak za posao služi mi ako dobijem neku ideju vezanu za posao, ideju za tekst, ili a zapišem neki dobar savet koji sam čula, a koji bih mogla primeniti u poslu. I na kraju, “Beleške” mi služe da pribeležim nešto što mi je potrebno za kasnije, spisak za kupovinu, dobar citat. Ukratko – sve ostalo što je vredno i potrebno zapamtiti.
To do lista

2. TO DO liste

Ovo je najbrži metod organizovanja: sveko veče napišite listu obaveza za naredni dan, i kako ispunite neku obavezu, precrtajte je. Dobar osećaj, zar ne?
Brzi saveti:
  • Proveravajte dnevne liste obaveza nekoliko puta tokom dana da vidite dokle ste stigli i da ne biste nešto zaboravili,
  • Nedeljne liste obaveza proveravajte nekoliko puta nedeljno,
  • Nosite svoj planer sa sobom,
  • Definišite tačno svoju obavezu – nemojte samo napisati: raditi na izveštaju, nego recimo: završiti izveštaj, izvršiti korekcije i poslati kolegi na mail,
  • Budite realni – nemojte staviti kao dnevnu obavezu da pročitate celu knjigu, pa posle kad to ne odradite osećate se loše. To jednostavno nije realan zadatak za jedan dan.

4. Savet: Instalirajte smartphone aplikaciju za bolju organizaciju

(čak se i rimuje)

Bilo da koristite tradicionalni planer ili ne, postoje brojne aplikacije koje vam mogu olakšati život. Dobra stvar kod njih je što im možete brzo i lako pristupiti, mogu se sinhroizovati sa vašim računarom, možete vaš rad podeliti sa drugima. Ovo poslednje je naročito korisno kad radite sa nekim na nekom zajedničkom zadatku ili projektu. Evo nekih predloga:
  1. Trello,
  2. Google Keep,
  3. Evernote.

 

Smartphone aplikacije
Sve 3 sam isprobala i najviše mi odgovara Trello. Koristim ga duže od godinu dana i dosta mi olakšava posao. Sve što ubacite tamo možete posle pogledati na svom računaru, kada se ulogujete na svoj Trello nalog. Odličan je za projekte, možete prikačiti i fajlove i fotografije, podeliti sve sa drugima. Uglavnom – sjajna stvar. Imate moju preporuku za download.

Zaključak

Ovo su neke osnovne stvari koje vam mogu pomoći da povećate svoju produktivnost i privedete stvari kraju. Sve gore navedeno primenjujem već godinama i to mi je pomoglo da uspešno “žongliram” između obaveza oko fakulteta, posla, studentskih organizacija, projekata, društvenog života. Verujem da se sve može odraditi samo ako dobro rasporedite vreme. Kada vam se čini da ste zatrpani poslom, samo razložite problem na više manjih problema i rešavajte jedan po jedan.
Ako vam je ovaj tekst pomogao podelite ga sa drugima, na vašim društvenim mrežama. Ako imate neki koristan savet za bolju organizaciju napišite ga u komentaru!
Kristina Vuković

Pročitajte i ovo

2 Replies to “5 saveta za bolju ličnu organizaciju”

  1. Imam potrebu da pohvalim tvoj rad! Baš mi se dopada tvoj blog i njegova tema, kao i tvoja predanost i način na koji pišeš! ♥

  2. Hvala mnogo Milice na ovim divnim komplimentima. Trudim se da održim kvalitet svog rada i drago mi je da to neko zna da ceni! 🙂

Leave a Reply